Aide à l'archivage

Le service d’accompagnement à la gestion des archives

Le 1er mai 2023, le centre de gestion des Deux-Sèvres crée officiellement un service d’accompagnement à la gestion des archives pour mettre à la disposition des collectivités et établissements publics locaux, des compétences qualifiées et du temps pour les soutenir dans le cadre de leurs obligations légales en matière de conservation et de valorisation de leurs archives.

Obligations et responsabilités en matière d'archivage

Tous les documents administratifs sont des archives publiques, donc inaliénables (interdites à la vente ou cession par la loi) et imprescriptibles (ne peuvent pas perdre le caractère public, quel que soit leur détenteur).

Au sens de l’Art L211-1 du code du Patrimoine, les archives publiques sont « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. »

Quels documents archiver ?

Les archives sont les documents produits avant 1790. On les retrouve souvent sous forme de liasses ou registres. Une attention particulière doit être apportée à ces documents trop rarement répertoriés.

Documents produits entre 1790 et 1982.

Documents produits depuis les lois de décentralisation.

Ces archives sont classées et triés selon :

Cadre de classement fixé par arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des Archives communales
Instructions pour le tri et la conservation : DAF/DPACI/RES:2009/018 ; DGP/SIAF/2014/006 ; pour toutes les dispositions particulières se référer au droit en vigueur dont le site FranceArchives assurent une veille.

Manuscrits et imprimés.

Plans, affiches, photographies...

Disquettes, bandes magnétiques, CD-ROM, disques durs...

Cassettes, DVD...

Le CDG vous accompagne

Un service d’accompagnement à la gestion des archives est proposé par le CDG79 aux collectivités territoriales et établissements publics locaux (affiliés et non affiliés) dont le personnel n'est ni sensibilisé ni formé à l'archivage.

Ce service, constitué de trois archivistes itinérants expérimentés, est à l'écoute des attentes et des besoins des agents dans leurs tâches quotidiennes et dans leurs relations avec les administrés.

Grâce au partenariat engagé avec les Archives départementales des Deux-Sèvres, les collectivités sont alors assurées d'une intervention pérenne et de qualité.

Les avantages

La mise en place de procédure d'archivage génère, entre autre, les avantages suivants :

économie de locaux
contrôle des éliminations
respect de la réglementation
gain de temps pour les agents dans la recherche de documents ou d'informations...

Les prestations proposées

Législation, communicabilité des documents, restauration, archivage électronique, numérisation, aménagement des locaux, règles de sécurité, respect des conditions de conservation...

Tri, élimination, classement, cotation...

Bordereau d'élimination, versement, restitution et dépôt aux Archives départementales du Nord...

Répertoire numérique, tableau de gestion, cadre de classement de 1926...

Rappel des obligations au travers des textes législatifs en vigueur, utilisation des différents outils de recherche.

La convention de mise à disposition

Pour bénéficier d'une intervention, la commune ou l’établissement doit adhérer au service (sans engagement à ce stade) et adresser officiellement une demande au service Archives en renseignant la fiche de demande d’intervention.

Dans le cadre d’un état des lieux initial, les archivistes recensent les besoins et définissent les priorités.

Un rapport est ensuite envoyé à la collectivité accompagné d'une évaluation calendaire et financière d'intervention.

En cas d’acceptation de l’offre proposée, l’intervention de l’archiviste itinérant est programmée sans que ce diagnostic préalable ne soit facturé.

Ce diagnostic ne sera facturé en tant que tel (sur la base d’un forfait correspondant à une journée d’intervention d’un archiviste), que s’il n’est suivi d’aucune intervention effective.

Tarifs du CDG79